第一章 总则
第一条 为加强处室档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护处室合法权益，依据学校（科学院）关于档案的有关规定，特制订本规定。
第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的处室人员从事业务、学习、宣传等活动中所直接形成的对处室有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三条 处室人员有保护档案的义务。
第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行信息化管理。
第二章 档案机构及其职责
第五条 处室指定专人负责档案管理工作。
第六条 档案工作由处室主要负责人统一领导，处室办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管档案和提供其利用工作。
第七条 处室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。
第三章 档案的管理
第八条 整理办法：
1.方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
2.步骤：
A.收集
文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。
B.分类 根据下述分类方法分类
C.立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期。
第九条 过程管理：
1.属于处室保管的档案：档案管理员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册，任何人不得据为己有。
2.属学校（科学院）保管的档案：档案管理员应在每年十二月底前将档案总目录、档案材料交学校（科学院）档案管理部门。
第十条 监督：处室主要负责人根据档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督部门档案的管理工作。
第十一条 销毁：须报处室主要负责人批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
第十二条 处室档案的分类及编号：指定档案管理员经培训后，按有关档案分类及编号要求操作。
第十三条 借阅：需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关处室重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经处室办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
第四章 档案备份制度
第十四条 处室所有有价值的文件、报表、工作记录等必须备份。
第十五条 处室人员应尽量采用电脑管理和工作，便于档案资料的数字化处理和保存。
第五章 处理条例
第十六条 有下列行为之一，据情节轻重，给予不同级别纪律处分：
1.毁损、丢失或擅自销毁处室档案。
2.擅自向外界提供、抄摘处室档案。
3.涂改、伪造档案。
4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者。
5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。
第六章 责任
第十七条 本制度适用于处室各级人员。
第十八条 本制度监督责任部门为处室办公室，第一责任人为指定的档案管理员；第二责任人为处室主要负责人。
